Bên cạnh các loại văn bản quen thuộc như sắc phong, chiếu, dụ hay chế, triều Nguyễn còn sử dụng một loại văn bản hành chính khá đặc biệt mang tên bằng (憑). Đây là loại giấy tờ do các cơ quan như Bộ Binh, Bộ Lại, Tổng đốc, Quan trấn hoặc Đốc bộ đường ban hành nhằm bổ nhiệm, điều động, phục chức, cấp quyền thi hành công vụ hoặc xác nhận chế độ đãi ngộ đối với quan lại. Mặc dù xuất hiện khá phổ biến trong hoạt động hành chính thời Nguyễn, bằng lại ít được giới nghiên cứu quan tâm.

Qua khảo sát tại hai địa phương thuộc tỉnh Thanh Hóa là phường Hạc Thành (trước đây là phường Phú Sơn) và xã Biện Thượng (trước đây là xã Minh Tân), các nhà nghiên cứu đã thống kê được 30 văn bản bằng còn lưu giữ. Đây là nguồn tư liệu Hán Nôm quý hiếm, phản ánh khá đầy đủ cơ chế vận hành của bộ máy hành chính và quân sự dưới triều Nguyễn trong thế kỷ XIX.

Các văn bản được ban hành chủ yếu dưới ba triều vua Minh Mệnh (1820-1840), Thiệu Trị (1841-1847) và Tự Đức (1848-1883), trong đó giai đoạn Tự Đức chiếm tỷ lệ lớn nhất với 19 văn bản. Nội dung bằng rất đa dạng, từ bổ nhiệm Suất đội, Đốc binh, Chánh Quản cơ, Thư lại đến điều động nhân sự, phục hồi chức vụ, cho nghỉ hưu hay ghi nhận công trạng. Hình thức văn bản cũng khá thống nhất, gồm cơ quan ban hành, lý do cấp, tên người được cấp, chức vụ đảm nhận và quyết định thi hành, thể hiện tính quy chuẩn của hệ thống hành chính triều Nguyễn.

Một trường hợp tiêu biểu là viên quan Nguyễn Văn Tạo, người từng bị cách chức nhưng sau đó được triệu về kinh, phục hồi chức vụ và tiếp tục được thăng bổ. Chuỗi bằng liên quan đến nhân vật này cho thấy triều Nguyễn không chỉ coi trọng kỷ cương mà còn đánh giá năng lực và công trạng thực tế của quan lại, tạo điều kiện để những người có năng lực được tái sử dụng.

Không chỉ phản ánh hoạt động quân sự, nhiều bằng còn ghi nhận việc điều động các chức danh hành chính như Thư lại, Chánh Bát phẩm, Ti Lương y hay Ti Chiêm hậu. Điều này cho thấy bằng là loại văn bản được sử dụng rộng rãi trong cả hệ thống dân sự và quân sự, góp phần duy trì hoạt động thông suốt của bộ máy nhà nước.

Đặc biệt, một số văn bản còn cung cấp thông tin về chính sách xã hội của triều Nguyễn. Chẳng hạn, tờ bằng năm Minh Mệnh thứ 11 (1830) ghi lại việc huy động 400 binh lính tham gia tu bổ đê điều, phản ánh vai trò của quân đội trong các công trình công ích. Một văn bản khác thời Tự Đức cho phép viên Thư lại Nguyễn Ân mang theo phần ngự điền để về quê dưỡng lão, thể hiện chính sách hưu dưỡng và đãi ngộ đối với quan lại sau khi hoàn thành công vụ.

Mỗi tờ bằng chỉ gồm vài trăm chữ Hán nhưng chứa đựng lượng thông tin phong phú về tổ chức bộ máy, chính sách nhân sự, chế độ bổng lộc và mối quan hệ giữa trung ương với địa phương. Đây là nguồn sử liệu có giá trị, góp phần bổ sung những khoảng trống mà chính sử ít đề cập, đồng thời mở ra hướng nghiên cứu mới về hệ thống văn bản hành chính và lịch sử quản trị nhà nước dưới triều Nguyễn.